Wie können Teams mit Trello besser planen?

TRELLO ist eine web-basierte Projektmanagementsoftware, die so unterschiedlich genutzt werden kann, dass es nicht den einen richtigen Weg gibt. Jedes Team muss sich selber überlegen, wie es Trello einsetzt. Ich arbeite seit Jahren mit Trello und im St. Oberholz bin ich zum ersten Mal in einem Team, dass Trello wie einen Aufgabenkalender nutzt.

Teams können sich verschiedene Boards anlegen und in diesen wiederum Listen und Aufgaben, die in einem an Karteikarten erinnernden System organisiert sind. Die nebeneinander angeordneten Listen sind in unserem Team die jeweiligen Monatstage, denen wir dann Aufgabenkarten hinzufügen, die abgearbeitet werden.

Die Aufgabenkarte kann ähnlich wie bei Redbooth mit einer weiterführenden Beschreibung, einem Fälligkeitsdatum und hochgeladenen Dokumenten versehen werden. Außerdem können die Karten einem oder mehreren Kollegen zugewiesen werden. Durch die Kommentarfunktion können Aufgaben auch in einer Karte besprochen werden.

So organisieren wir beispielsweise in unseren Geschäftsbereichen Apartments, Coworking und Events die täglichen Termine und welche Aufgaben sie nach sich ziehen. Eine Karte zu einem Meeting eines externen Unternehmens in einem Konferenzraum des St. Oberholz kann somit Informationen für den zuständigen Mitarbeiter ergänzt werden.

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Für den Coworking-Bereich lassen sich so von allen Kollegen in einem Team die Boards der verschiedenen Aufgabenbereiche leicht einsehen, was für Transparenz im Team sorgt. In einer Vertretungslage weiß deshalb jeder, ob es freie Teamräume gibt, welche Unternehmen auf der Warteliste stehen und welche Eventaufträge wann stattfinden.

Besonders die Kollegen, die visuell besser denken können, profitieren von den Listen und Karteikarten-System, aber auch farbigen Labels und der Möglichkeit, Boards mit Hintergrundbilder zu gestalten. Auch wenn es aufgrund der verschiedenen Design-Möglichkeiten nicht so klingen mag, ist Trello ein sehr einfaches und vor allem elegantes Tool zum Aufgabenmanagement.

Es ist erstaunlich, dass Trello trotz seiner vielen Funktionen grundsätzlich umsonst ist und ich habe erst in wenigen Teams gearbeitet, die das Premium-Angebot buchen mussten. Mit „Trello Business Class“ für 9,99 US-Dollar pro Nutzer im Monat können größere Dateianhänge versendet werden und es gibt weitere Funktionen wie Team-Analysen.

Trello ermöglicht es Teams, sowohl einen Überblick zu einem Projekt zu bekommen, als auch Details an den richtigen Punkten hinzuzufügen. Die Kommunikation innerhalb einer Aufgabenkarte ist effizient und verursacht weniger Stress, als wenn immer das ganze Team benachrichtigt wird. Dazu kommt die visuelle Ausrichtung als weiterer Mehrwert von Trello.

Tipp: Trellos Stärken im Projektmanagement können mit dem Kanban-Methode auch gut für die tägliche To-Do-Liste verwendet werden. Die Listen „To Do“, „Doing“ und „Done“ anlegen und niemals mehr als fünf To-Do-Karten anlegen. Je nach Aufgabenstatus werden die Karten verschoben.